会計システムについてお知らせします。
はじめに
この度、学友会費出金業務の効率化のために、昨年度出金伝票電子化システムManage OZO3を導入することが決定されました。
そして本日、遂に会計システムの稼働の日を迎えることができました。
各団体の会計担当者におかれましては、本ページ及びメールにてお配りしたマニュアル等を参照し、決算提出の参考としてください。
会計システム導入後の決算提出の大まかな流れ
- ワークシートのエクセルファイル、領収書等のスキャンデータ（PDF）及び口座届（PDF）を用意してください。
決算中に含まれる支出が全て請求書払いのときは、口座届を用意する必要はありません。 - 会計システムの「新規文書を申請する」から出金依頼申請を開き、出金依頼書を作成してください。
出金依頼書の記入方法については、メールにてお送りしたマニュアルをご覧ください。 - 申請がされると、然るべき機関に申請が送られ、監査されます。
公認団体であれば所属する課外本部を経て中央事務局が、中央パートは中央事務局が監査します。 - 中央事務局が指示がありましたら、データで提出した領収書等の原本を中央事務局（衣笠の事務所）に送付してください。
出金処理には常に領収書等の原本が必要です。申請後も領収書等の原本は絶対に破棄しないで下さい。提出の際は下記の証憑提出票を添付してください。 - 学生オフィスにおけるチェックが完了しましたら、出金処理がされます。
申請から出金処理まで、1箇月程度かかります。
会計システムによる変更点
- 中央事務局までの監査手順を全てデータで行うことができます。
学生オフィスにおける確認手順は従来通り紙の原本が必要です。 - 提出団体が監査状況をいつでも確認することができます。
提出した決算が今どこで監査されているのか等がシステム上で確認できます。 - 申請時に予算残額を確認できます。
出金依頼書に予算残高の欄が設けられ、申請時に自動で残りの予算額が表示されます。
これにより、誤って予算額を超過することを予防できるほか、団体においていつでも予算残額を確認できるようになりました。
4月決算及び5月決算について
4月決算及び5月決算の提出締切りは、本来はそれぞれ5月25日、6月25日ですが、いずれも7月25日まで期限を延長します。
同期限までに会計システムで決算を提出されますよう、宜しくお願い致します。